Sleutels intrekken/uitschakelen en gasten verwijderen

Toegang eerder beëindigen dan de check-outdatum

Het is mogelijk om de toegang van een gast te beëindigen vóór de geplande check-outdatum. Je hebt hierbij verschillende opties:

1. Gebruiker (tijdelijk) inactief maken

Wil je de toegang tijdelijk stopzetten? Volg/bekijk dan deze stappen:

Zoek de gast op in het systeem.
Ga naar de instellingen en haal het vinkje weg bij de optie ‘Active’.
Klik op de ‘Update’-knop (rechtsboven of rechtsonder).
Het label verandert van ‘This guest is active’ naar ‘This guest is inactive’.
De gast verliest direct toegang tot de deuren.

Als je een sleutel inactive maakt en daarna iets aanpast in het PMS, kan de sleutel automatisch weer geactiveerd worden.

Afbeelding 1 - 'Active' uitzetten

Afbeelding 2 - 'Active' en 'Inactive' label

2. Gebruiker definitief verwijderen

Wil je de gast volledig uit het platform verwijderen?

Zoek de gast op in het systeem en open de instellingen.
Scroll naar beneden en klik op de rode knop ‘Delete guest’.
De gast wordt definitief verwijderd en heeft geen toegang meer tot de deuren.
De gebruiker verschijnt ook niet meer onder ‘Departed’ in het menu-item ‘SU. Guests’.

Als je een sleutel verwijdert en daarna iets aanpast in het PMS, kan de sleutel automatisch opnieuw worden aangemaakt.

Afbeelding 3 - Delete guest

Afbeelding 4 - Departed tabje bij menu-item 'Guests'

3. Sleutels volledig uitschakelen

Onderin rechts vind je de knop om een sleutel uit te schakelen (zie foto 5). Wanneer je een sleutel uitschakelt, gebeuren de volgende dingen:

Bestaande links blijven werken, maar niet als sleutel.
Als er vóór het uitschakelen al een bericht met een smartlink is verzonden, leidt die link nog steeds naar jullie webapp, maar het registreren van een sleutel via die link is niet meer mogelijk.

Geen automatische berichten meer
Er worden geen automatische e-mails of sms-berichten meer gestuurd naar het gekoppelde e-mailadres of mobiele nummer.
Geregistreerde sleutels worden onbruikbaar en verborgen
Als de sleutel al geregistreerd was, werkt deze niet meer in de webapp en wordt deze niet langer weergegeven.

Waarom dit handig is

Als je een verdachte of ongewenste sleutel tegenkomt, kun je deze uitschakelen om zeker te weten dat hij niet meer gebruikt kan worden.

Als je een sleutel uitgeschakeld, worden wijzigingen in het PMS nog steeds op de sleutel toegepast, maar blijft deze inactief. Dit is dus de juiste methode als je niet wilt dat de sleutel opnieuw wordt geactiveerd na een wijziging in het PMS.

Afbeelding 5 - Disable