Koppel GuestCompass met het PMS
Door GuestCompass te koppelen aan het reserveringssysteem (PMS) kan elke gast automatisch een persoonlijke smartlink ontvangen.
Met deze smartlink tonen we in de webapp persoonlijke informatie, zoals:
- Aankomst- en vertrekdatum
- Kamernummer
- Digitale sleutels (indien aanwezig)
- Koppel met andere systemen (bijv. James, Butlaroo, Untill, enz.)
- Feedbackformulieren zonder opnieuw gegevens in te vullen
Wij verwerken aanpassingen in de reservering zowel voorafgaand als tijdens het verblijf. Denk aan wijzigingen in verblijfsduur of een kamer wissel. Alle aanpassingen die in het PMS worden gemaakt, worden automatisch doorgezet naar GuestCompass.
Verzending van de smartlink
De smartlink kan worden verstuurd via e-mail, SMS, WhatsApp. Ook kun je een QR-code voor een sleutel maken en de gast deze laten scannen. Bij sommige PMS'en wordt de smartlink opgehaald door het PMS zelf en rechtstreeks aan de gast geleverd.
Verzendmoment
Dit verschilt per integratie:
- Bij de meeste systemen: direct nadat een gast wordt ingecheckt in het PMS. Ofwel als de status van de gast op “inhouse” wordt gezet in het PMS.
- Bij sommige integraties sturen we de smartlink al vóór de check-in naar de gast. Hierbij kan worden ingesteld wanneer de smartlinks wordt verstuurd. Er wordt vaak gekozen voor 3 of 4 uur voor de check-in tijd.
Wanneer het e-mailadres gewijzigd wordt in het PMS na de check-in, sturen we de smartlink automatisch nog een keer.
Gebruik van de smartlink
- De smartlink werkt direct na ontvangst.
- Indien digitale sleutels gekoppeld zijn: deuren kunnen pas geopend worden zodra de gast in het PMS is ingecheckt.
- Sleutels kunnen eenvoudig worden gedeeld via de “share”-knop onder de deur sliders.
- Wanneer de boeker meerdere e-mails ontvangt, kan hij deze eenvoudig doorsturen naar zijn medegasten. Op die manier beschikt elke gast over de sleutel van zijn eigen kamer op de telefoon.
Belangrijke aandachtspunten
Whitelisten SendGrid
E-mails worden via sendgrid.net verzonden, dit is de e-maildienst die GuestCompass gebruikt om alle e-mails te versturen.
Booking.com stuurt onze mails door naar het persoonlijke e-mailadres van de gast. Whitelist het domein sendgrid.net in het Booking.com-extranet om ervoor te zorgen dat de smartlink clickable is in de mailbox van de gast. De links werken niet in de Booking.com app zelf.
Boekingen met meerdere kamers
- Alleen de boeker bekend → GuestCompass stuurt voor elke kamer een apart bericht naar de boeker.
- Wil je dat gasten per kamer hun eigen bericht ontvangen? → Voeg per kamer de gast toe in het PMS.
Aanpassen berichten
In de backend onder ‘Messaging’ kan de hotelier de e-mail-, SMS- en WhatsApp-templates aanpassen (inclusief logo’s en kleuren).
Kamers & toegangsrechten
Elke kamer heeft een uniek nummer in het PMS. GuestCompass richt de toegangsrechten en eventuele andere koppelingen per kamer in.
Activatie van de integratie
- GuestCompass informeert het hotel zodra de koppeling actief is
- Het hotel geeft aan via welke kanalen berichten verzonden moeten worden (E-mail, SMS, WhatsApp)
- Voor receptieloze hotels adviseren we vaak een combinatie van e-mail + SMS
